Ihr neuer Arbeitsplatz

Das Blindeninstitut Würzburg begleitet und berät an verschiedenen Standorten in Würzburg (vorrangig Lengfeld und Sanderau) insgesamt rund 3.840 Kinder, Jugendliche und Erwachsene mit Sehbehinderung oder Blindheit und weiteren Beeinträchtigungen aus ganz Unterfranken. Unsere Klient*innen erhalten Perspektiven und werden in ihrer individuellen Entwicklung und Selbstständigkeit gefördert: von früher Kindheit, über die Schulzeit, den Übergang ins Berufsleben und die Teilhabe am Arbeitsleben, bis zum Leben nach der Arbeitsphase. Insgesamt arbeiten rund 1.400 Kolleg*innen im Blindeninstitut Würzburg.

Ihre Aufgaben

Ihr Stundenumfang beträgt 20 Stunden die Woche. Klassische Sekretariatsaufgaben:
eigenständige Bearbeitung des Posteingangs und Postausgangs einschließlich Verteilung und Versand relevanter Unterlagen
Verwaltung und Bestellung von Büro
und Verbrauchsmaterialien sowie Sicherstellung einer bedarfsgerechten Ausstattung
Dokumentation von Hygienebelehrungen sowie Überwachung der fristgerechten Vorlage entsprechender Nachweise
Erstellung und Versand von Geburtstags
und Glückwunschschreiben
Pflege und Aktualisierung von Listen für Bewohnerjubiläen sowie Unterstützung bei der Vorbereitung entsprechender Ehrungen Assistenzaufgaben für die Ressortleitung:
Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung größerer Termine, Veranstaltungen und Besprechungen
Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Tagungen, Workshops und internen Veranstaltungen
Formatierung, Korrektur und professionelle Aufbereitung von Briefen, Schreiben, Berichten und sonstigen Dokumenten
Organisation von Bewirtungen und Essensbestellungen bei Feiern, Veranstaltungen und Besprechungen Unterstützung der Bereichsleitungen:
Formatierung und Erstellung von Schriftstücken sowie administrative Unterstützung im Tagesgeschäft
Vorbereitung und Erstellung von Serienbriefen und Serienanschreiben
Unterstützung bei der Erstellung von Schreiben an Kostenträger und externe Ansprechpartner
Mitwirkung bei Einstellungsverfahren, insbesondere durch Pflege und Überwachung von Einstellungschecklisten sowie Zusammenstellung erforderlicher Unterlagen Unterstützung bei Projekten:
administrative und organisatorische Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten
Termin
und Dokumentationsmanagement im Rahmen von Projektaufgaben
Pflege von Projektunterlagen, Protokollen und Maßnahmenübersichten
Unterstützung bei der Kommunikation und Koordination zwischen beteiligten Fachbereichen und Projektpartnern

Ihr Profil

abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise als Bürokauffrau / Bürokaufmann, Kauffrau / Kaufmann für Bürokommunikation / Büromanagement, Kauffrau / Kaufmann im Gesundheitswesen, Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungsfachangestellter
mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Office-Management wünschenswert
sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
selbstständige Arbeitsweise, Teamfähigkeit und sehr gutes Organisationstalent
Einfühlungsvermögen, Serviceorientierung und freundliches, professionelles Auftreten
Bereitschaft, die Arbeits
und Urlaubszeiten eines Schulbetriebes zu akzeptieren
sicherer Umgang mit den MS-Office-Standardprogrammen

Wir bieten

Option auf Weiterbeschäftigung
Die 30 Tage Jahresurlaub sind während der Schulferien zu erbringen. Darüber hinaus können weitere Ferientage nach Absprache frei genommen werden (durch Erhöhung der realen, wöchentlichen Arbeitszeit).
branchenübliches Gehalt nach dem TVöD von 37.623 € bis 45.861 € (bei 39 Wochenstunden), unter Berücksichtigung der Berufsausbildung und dem Umfang der Berufserfahrungen
eine jährlichen Einmalzahlung im Juli (nach § 18 a TVöD) sowie eine arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge
ein umfangreiches internes Fortbildungsprogramm
Möglichkeit von Sabbatjahr(en) zu attraktiven Konditionen
ein E-Bike-Leasing und Fahrrad-Leasing sowie eine große Auswahl an Mitarbeitendenrabatten
eine lebendige Betriebskultur mit Festen und Feiern, die den Alltag in unserer weltoffenen Stiftung prägen
eine kollegiale Arbeitsatmosphäre in interdisziplinären Teams, bei welcher Konfession, Alter oder Herkunft keine Rolle spielen
eine betriebliche Gesundheitsförderung